Una área sólo visible en momentos críticos.
La presencia de los departamentos de tesorería es fundamental en la operación diaria de las empresas, sin embargo, no siempre gozan de la atención necesaria que requieren en materia de digitalización y actualización tecnológica, lo cual mantiene al talento humano de estas áreas, atado a procesos manuales que limitan la productividad y abren la puerta a riesgos de seguridad y errores.
«Las áreas de tesorería son clave porque se encargan del pago de nómina, de impuestos, de proveedores, se encargan del manejo de cuentas bancarias, del correcto flujo de caja pero son áreas pequeñas que tienen un peso de sólo 2.0 o 3.0 por ciento dentro de la organización», precisó Federico Buiter, director general de Integrity Software Latin America.
Al momento de tomar decisiones en torno a la adquisición e implementación de sistemas y herramientas tecnológicas, se suele dar prioridad a otras áreas; sin embargo, la importancia del área de tesorería y el riesgo de no digitalizarla se nota hasta que se da un acontecimiento que pone en riesgo a toda la empresa.
«Cuando pasó algo, como un fraude, un error o incluso la expansión de la empresa, es que se ve la importancia de esta área. En la lista de prioridades de un grupo generalmente la tesorería no está en las primeras tres posiciones, hasta que no se visibiliza que hay algún problema, se decide automatizar los procesos».
El directivo de la firma especializada en software de tesorería enfocado al segmento corporativo refirió que si bien la inversión para este tipo de plataformas puede parecer elevado, el costo-beneficio es positivo en términos de productividad, eficiencia y seguridad.
«A diferencia de países como Estados Unidos y otros en Europa, en México no existe un estándar de comunicación bancaria, lo cual hace necesario que las empresas tengan que enfrentar un proceso complejo para comunicarse con todas las instituciones bancarias con las que tienen relación».
Además cuando el área de tesorería de una empresa basa su operación en procesos manuales y hojas en Excel tiene constante necesidad de ampliar su base de recursos humanos, sobre todo si se encuentra en un momento de expansión; un escenario en el que la adopción de herramientas y asesoría especializada en automatización resulta clave.
«El software de tesorería apoya el crecimiento de la empresa sin necesidad de colocar recursos humanos adicionales, otorga mayor control porque todas las transacciones que se generan dentro y a través del sistema se llevan de manera electrónica y con niveles de permisos y autorizaciones, por lo que el riesgo de fraude o errores se elimina o disminuye de manera considerable».
En opinión de Buiter, otro beneficio tangible de este tipo de plataformas es la posibilidad de simplificar el trabajo que representa identificar y enviar, por ejemplo, los saldos «ociosos» que pueden quedar en diversas cuentas bancarias.
«Los corporativos operan con gran cantidad de cuentas bancarias y con múltiples empresas para atender sus diferentes mercados nacionales o internacionales, al no tener una solución tecnológica de este tipo se les dificulta administrar los procesos de traspaso y envío a inversión de estos saldos para que generen un rendimiento».
99
A nivel general, dijo el directivo, la adopción de software de tesorería en México es alta (alrededor de 60 por ciento) entre las 100 empresas más grandes del país; sin embargo, cuando se compara este nivel con organizaciones asentadas en países europeos o en Estados Unidos, éste se eleva a casi 100 por ciento.
«Si nos vamos a las mil empresas más grandes de México vemos que hay una adopción de alrededor de 10 por ciento, esto nos indica que hay mucho camino por recorrer, eso sin considerar segmentos como el de las Pymes, donde el manejo de procesos manuales sigue estando presente».
Buiter reconoció que cada vez más se registra un avance en la incorporación de buenas prácticas relacionadas con la gestión y automatización de procesos empresariales, lo cual permite otorgar un carácter estratégico a departamentos como el de tesorería, en donde además es posible incorporar robustos planes de asesoría con el fin de elevar la eficiencia.
«La inversión en licencias para implementar software de tesorería varía en función del tipo de empresas y las necesidades específicas, en promedio puede llegar a ser de alrededor de 30 mil dólares por usuario, si se considera que una área de este tipo puede tener unos cuatro usuarios, hablamos de alrededor de 120 mil dólares; aunado a costos de consultoría que también dependen del tipo de proyecto y la complejidad».
Integrity Software tiene su foco de negocio en el segmento de corporativos; sin embargo, entiende la importancia y el atractivo de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) como motor de la economía nacional, por lo que la firma tiene en su portafolio herramientas diseñadas para atender las necesidades básicas de este tipo de entidades.
El directivo de la firma que en México cuenta 50 clientes corporativos, y posee oficinas en Colombia, Brasil y en Argentina, añadió que si bien hace alrededor de 15 años, la actualización tecnológica en generaciones de empleados de más de 40 años representaba una barrera; en la actualidad, las nuevas generaciones están llegando a las empresas y con ellas una natural apertura a adoptar nuevas herramientas.
«Si la empresa está creciendo a todos los niveles e invirtiendo para ser una organización de clase mundial, no puede dejar de tener asesoría, no puede permitir que el activo que más riesgo tiene como es el efectivo o cash, no se tenga controlado o blindado contra hackers, fraudes o errores. Tener un sistema de estos ofrece protección y ayuda a sortear una eventual crisis teniendo información oportuna y de calidad».
C$T-GM